Die Frage taucht in fast jedem Gespräch mit Führungspersonen von Westschweizer KMU auf. Ein Mitarbeitender spart zwei Stunden pro Woche, indem er seine Offerten von einer künstlichen Intelligenz gegenlesen lässt. Ein anderer lässt sich Sitzungsprotokolle zusammenfassen. Irgendjemand fragt schliesslich: Dürfen wir das überhaupt?
Die ehrliche Antwort lautet weder Ja noch Nein. Sie hängt davon ab, was Sie einfügen, und vor allem von der Art des verwendeten Kontos. Dieser Unterschied ist wenig bekannt, und genau dort entscheidet sich das Wesentliche.
Was geschieht wirklich mit dem Text, den Sie einfügen?
Wenn Sie in ein KI-Tool schreiben, verlässt Ihr Text Ihren Computer. Er wandert zu den Servern des Anbieters, wo er verarbeitet und anschliessend in der Regel für eine gewisse Zeit gespeichert wird. Dabei können drei unterschiedliche Dinge geschehen, die man auseinanderhalten muss.
Die Speicherung. Der Anbieter bewahrt eine Spur Ihrer Austausche auf, um Ihnen Ihren Verlauf anzuzeigen und Missbrauch zu erkennen. Die Speicherdauer variiert stark von Angebot zu Angebot.
Der menschliche Zugriff. Manche Dienste geben an, dass ein Teil der Gespräche von Personen gelesen werden kann, Angestellten des Anbieters oder Auftragnehmern, um die Qualität der Antworten zu bewerten. Google gibt für seine Privatanwendung beispielsweise an, dass eine Teilmenge der Gespräche von menschlichen Prüferinnen und Prüfern eingesehen wird, und rät ausdrücklich davon ab, dort vertrauliche Informationen einzugeben.
Das Training. Ihre Inhalte können zur Verbesserung künftiger Modelle verwendet werden. Das ist der Punkt, der am meisten beunruhigt, oft aus dem falschen Grund: Das Risiko besteht nicht darin, dass ein Modell Ihren Vertrag wortwörtlich vor einem Konkurrenten wiedergibt, das wäre höchst unwahrscheinlich. Es ist einfacher als das. Sie haben einem Dritten, ausserhalb Ihrer Kontrolle, Informationen übermittelt, die Sie nicht verbreiten durften oder wollten.
Privatkonto oder Business-Angebot: Wo liegt der Unterschied?
Das ist der entscheidende Unterschied, und er wird fast immer übersehen.
Die grossen Anbieter wenden je nach Kontotyp unterschiedliche Regeln an, ob es sich um ein Privatkonto oder ein für Unternehmen bestimmtes Angebot handelt. Wir haben die im Juli 2026 veröffentlichten Richtlinien geprüft, wobei zu beachten ist, dass sie sich regelmässig ändern.
Anthropic gibt an, dass Eingaben und Ausgaben seiner kommerziellen Produkte standardmässig nicht zum Training seiner Modelle verwendet werden, sofern der Kunde dies nicht ausdrücklich verlangt. OpenAI dokumentiert seinerseits, dass an seine Programmierschnittstelle gesendete Daten nicht zum Training seiner Modelle verwendet werden, ausser bei ausdrücklicher Zustimmung, mit einer standardmässig auf Missbrauchserkennungsprotokolle begrenzten Speicherung und Optionen für eine regionale Datenresidenz. Microsoft gibt an, dass Anfragen, Antworten und die von seinem in die Bürosuite integrierten Assistenten eingesehenen Daten nicht zum Training seiner Basismodelle verwendet werden, und dass der Datenverkehr von Nutzerinnen und Nutzern in der Europäischen Union innerhalb der europäischen Datengrenze verbleibt. Privatangebote sehen dagegen häufig eine standardmässige Nutzung vor, mit einer Einstellung, die man selbst deaktivieren muss.
| Kostenloses Privatkonto | Business-Angebot | |
|---|---|---|
| Training mit Ihren Inhalten | Oft standardmässig aktiviert, selbst zu deaktivieren | Bei den grossen Anbietern grundsätzlich standardmässig ausgeschlossen |
| Vertrag mit Ihrem Unternehmen | Keiner, es gelten die AGB der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters | Vertrag im Namen des Unternehmens, schriftliche Zusagen |
| Kontrolle über die Konten | Keine, das Konto gehört der Person | Von Ihnen erstellte und gelöschte Konten |
| Sichtbarkeit der Nutzung | Keine | Zentrale Verwaltung |
| Speicherort der Daten | Nicht wählbar | Je nach Angebot oft konfigurierbar |
Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter, die oder der für die Arbeit ihr oder sein Privatkonto nutzt, übermittelt Ihre Daten im Rahmen eines Vertrags, an dem Ihr Unternehmen nicht Vertragspartei ist. Verlässt die Person das Unternehmen, geht der Verlauf mit ihr, auf einem Konto, das Sie weder einsehen noch schliessen können. Nicht die künstliche Intelligenz schafft hier das Risiko, sondern das Fehlen eines Rahmens.
Diese Richtlinien ändern sich schnell. Verlassen Sie sich nicht auf das, was Sie vor einem Jahr gelesen haben, und auch nicht auf diesen Artikel in zwei Jahren: Öffnen Sie die Seite des Anbieters, bevor Sie entscheiden.
Was das Schweizer Datenschutzrecht verlangt
Sobald Sie personenbezogene Daten übermitteln, also jede Information, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person bezieht, gilt das Bundesgesetz über den Datenschutz. Ein Kundenname in einer E-Mail ist ein solches Beispiel. Drei Anforderungen verdienen Ihre Aufmerksamkeit.
Der Anbieter wird zu Ihrem Auftragsbearbeiter. Die Übertragung einer Bearbeitung an einen Dritten ist gesetzlich vorgesehen, sofern dieser Dritte die Daten nur so bearbeitet, wie Sie selbst dazu berechtigt wären, und sofern dieser Rahmen vertraglich festgelegt ist. Ein in den AGB angeklicktes Kästchen, das eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter auf ihrem oder seinem Privatkonto akzeptiert hat, erfüllt diese Bedingung nicht.
Die Daten gehen oft ins Ausland. Die Bekanntgabe personenbezogener Daten ausserhalb der Schweiz setzt voraus, dass der Zielstaat ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet, gemäss der vom Bundesrat geführten Liste, oder andernfalls, dass geeignete Garantien vorgesehen werden, zum Beispiel anerkannte Standardvertragsklauseln. Diese Liste ändert sich: Prüfen Sie sie im Moment der Wahl Ihres Tools, statt sich auf eine allgemeine Aussage zu verlassen.
Besonders schützenswerte Daten verlangen mehr. Gesundheitsdaten, Daten über strafrechtliche Verfolgungen, religiöse oder gewerkschaftliche Ansichten, biometrische Daten: Das Gesetz schützt diese strenger. Eine Krankenakte, ein Arbeitsunfähigkeitszeugnis oder eine ausführliche Bewerbungsunterlage haben in der Regel in einem KI-Dienst für Privatpersonen nichts zu suchen.
Diese Grundsätze werden in unserem Artikel zu den nDSG-Pflichten für KMU im Detail behandelt. Für einen Einzelfall, insbesondere wenn Sie Daten von Patientinnen, Patienten oder besonders schutzbedürftigen Personen bearbeiten, lassen Sie Ihre Situation von einer Fachperson prüfen.
Welche Anwendungen sind wirklich problematisch?
Nicht alle Anwendungen sind gleich zu bewerten. So lassen sich sortieren, ohne die Frage zu einer philosophischen Debatte zu machen.
Ohne besonderes Risiko. Einen Text umformulieren, den Sie ohnehin veröffentlichen würden, eine Anzeige verfassen, einen Begriff erklären, eine Briefvorlage ohne jeden Namen schreiben.
Mit Rahmen zu versehen. Ein internes Sitzungsprotokoll zusammenfassen, eine kommerzielle Offerte gegenlesen lassen, eine Tabelle aus Geschäftszahlen erstellen. Diese Inhalte sind vertraulich, ohne notwendigerweise personenbezogen zu sein. Sie rechtfertigen ein Business-Angebot statt eines Privatkontos.
Zu vermeiden, ausser bei geprüftem vertraglichem Rahmen. Einen vollständigen Kundenvertrag, eine Personalakte, eine Liste von Patientinnen, Patienten oder Begünstigten, eine Lohndatei, ein Streitfalldossier oder Quellcode mit Ihren Betriebsgeheimnissen oder, schlimmer noch, Zugangsdaten und Zugangsschlüsseln einfügen.
Eine Personalverantwortliche muss zwölf Jahresgespräche zusammenfassen. Sie fügt die vollständigen Protokolle, mit Namen, Beurteilungen und zwei Erwähnungen von Krankschreibungen, in einen kostenlosen Dienst ein, den sie mit ihrer privaten Adresse geöffnet hat. Die Zusammenfassung ist ausgezeichnet und spart ihr einen halben Tag. Sie hat damit jedoch besonders schützenswerte Daten von zwölf Kolleginnen und Kollegen an einen Dritten übermittelt, ohne Vertrag, ohne Information der betroffenen Personen und ohne dass ihre Geschäftsleitung davon weiss. Niemand hat böswillig gehandelt: Die Regel gab es schlicht noch nicht.
Muss KI im Unternehmen verboten werden?
Ein striktes Verbot ist verlockend. Es ist zugleich die am wenigsten wirksame Antwort, aus einem überall zu beobachtenden Grund: Es beseitigt die Nutzung nicht, es macht sie unsichtbar.
Ein Mitarbeitender, der zwei Stunden pro Woche mit einem Tool spart, wird nicht darauf verzichten, weil eine Dienstanweisung es verlangt. Er wird es über sein privates Telefon nutzen, auf seinem Privatkonto, ohne darüber zu sprechen. Sie hätten damit die beiden ungünstigsten Bedingungen vereint: das schwächste Schutzniveau und keine Sichtbarkeit.
Vollständiges Laisser-faire ist nicht besser. Es bedeutet zu hoffen, dass jede und jeder allein erkennt, wo die Grenze zwischen einem harmlosen Text und einer Personalakte liegt.
Der gangbare Weg liegt in der Mitte: ein bestimmtes Tool, in einem Business-Angebot, und ein paar schriftliche Regeln, die alle verstehen.
Eine Nutzungsrichtlinie, die auf eine Seite passt
Hier eine Vorlage, die Sie übernehmen und anpassen können. Sie zielt auf Klarheit, nicht auf juristische Vollständigkeit.
- Ein freigegebenes, vom Unternehmen abgeschlossenes Tool. Wählen Sie eines aus, in einem Business-Angebot, mit von Ihnen erstellten und gelöschten Konten. Privatkonten für die berufliche Nutzung sind ausgeschlossen.
- Eine Liste dessen, was nie eingefügt wird. Gesundheitsdaten, Personalakten, vollständige Kundenverträge, Lohndateien, Zugangsdaten und Passwörter, sensibler Quellcode. Sechs Zeilen genügen, schreiben Sie sie auf.
- Der Grundsatz der Anonymisierung. Entfernen Sie Namen, Adressen und Nummern vor dem Einfügen. Ein anonymisierter Text liefert fast immer ein ebenso gutes Ergebnis.
- Die verpflichtende menschliche Kontrolle. Nichts, was das Tool erzeugt, geht an eine Kundschaft, eine Versicherung oder eine Behörde, ohne dass es eine Person gelesen und freigegeben hat. Diese Systeme irren sich mit grosser Sicherheit.
- Die Bildschirmregel. Wenn Sie diesen Inhalt nicht auf einem Bildschirm im Wartezimmer anzeigen würden, fügen Sie ihn nicht ein. Das ist der schnellste Test, und Ihre Teams merken sich ihn.
- Eine Ansprechperson und das Recht, Fragen zu stellen. Jemand, den man fragen kann «Darf ich das dort einfügen?», ohne Angst vor Sanktionen.
Legen Sie für sechs Regeln keinen neuen Ordner an. Fügen Sie sie Ihrer IT-Nutzungsordnung hinzu, die Ihre Mitarbeitenden bereits unterschrieben haben, und lassen Sie diese erneut zirkulieren. Eine Regel, die an ein bekanntes Dokument gebunden ist, wird deutlich besser eingehalten als ein isolierter Vermerk. Nutzen Sie die Gelegenheit, um auch den Abschnitt zu Privatkonten und Cloud-Speicherung zu überarbeiten, der genau dasselbe Problem aufwirft.
Was ein KMU nicht allein regeln kann
Die sechs oben genannten Regeln bringen Sie vor die grosse Mehrheit der Schweizer Unternehmen Ihrer Grösse und schliessen die teuersten Fehler aus. Sie reichen jedoch nicht aus, um alle Fragen zu beantworten.
Drei Bereiche verlangen einen externen Blick. Zunächst die Analyse Ihrer tatsächlichen Datenflüsse: welche Daten bei Ihnen zirkulieren, welche davon besonders schützenswert sind, welche Ihrer Kundschaft und nicht Ihnen gehören. Diese Kartierung hängt von Ihrer Branche ab und findet sich auf keiner allgemeinen Liste. Dann die vertragliche Prüfung: lesen, was Sie unterschrieben haben, und bestätigen, dass die Übermittlung ins Ausland auf einer gültigen Grundlage beruht. Schliesslich die in Ihre bestehenden Tools integrierten Assistenten, die jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeitenden alles zeigen, was ihre oder seine Zugriffsrechte bereits erlauben zu erreichen. Wurden Ihre Berechtigungen nie überprüft, führt das Thema direkt zur Zugriffsverwaltung.
Diese Massnahmen bilden eine solide Grundlage, sie ersetzen jedoch nicht die Prüfung Ihrer besonderen Situation.
Um Ihr allgemeines Niveau einzuordnen, deckt der Cyber-Check-up die wichtigen Bereiche innerhalb weniger Minuten ab. Und wenn Ihr Anliegen der Datenabfluss aus dem Unternehmen ist, behandelt unser Artikel zum Datendiebstahl die anderen, oft banaleren Kanäle als die künstliche Intelligenz. Die Basismassnahmen sind im Themenbereich Gute Praktiken zusammengefasst.